提高工程设计协作效率企业网盘有办法

来源：中国企业新闻网　　　　　时间：2014/8/28 9:53:17　　　　　

“协作”这个词对于设计师可能是个最熟悉不过的词了。工程设计是个知识密集型产业，在这个行业里，协作一直是高效生产的实现手段，不过在网络飞速发展的时代，如何提高协作效率却是很多设计院所和工作室的难题。不过，随着企业网盘升级版开普云的上线，提高协作效率变得水到渠成了。　

    “协作”这个词对于设计师可能是个最熟悉不过的词了。工程设计是个知识密集型产业，在这个行业里，协作一直是高效生产的实现手段，不过在网络飞速发展的时代，如何提高协作效率却是很多设计院所和工作室的难题。不过，随着企业网盘升级版开普云的上线，提高协作效率变得水到渠成了。

    北京筑维艺景建筑设计咨询有限公司，是一家业新兴的设计公司，在设计行业刚刚崭露头角。过去，为了解决协作和文件远程调用，筑维艺景采用FTP服务器，但是FTP服务器只能单线程处理上下载，效率比较低；使用独立IP和带宽，费用不低；发布在外网，安全性难保；公用一个账号，保密性差。公司曾尝试引入企业网盘服务，解决协作和共享难题，但由于功能难以满足需求，一直没有找到合适的产品。开普云正式发布前，筑维艺景就开始关注这个产品，发现开普云可以与工程设计业务很好的结合，一上线便开始了合作。

    工程设计往往是多科目的协作任务，过去，由于设计稿频繁修改，版本管理混乱，无法记录修改痕迹，项目出现问题找不到责任人，互相推诿。启用开普云后，项目管理者可选择协同目录或文件，发起作业协同邀请。协作发起者可根据需要，对协作组中成员赋予不同级别的操作权限，如：一部分人只有浏览、评论的权利，而另一部分人可以对文档进行编辑，或上传文档新版本。系统可不限数量的保存历史版本，可记录并展现与自己相关的每一次操作行为，并可根据需要打开任一历史版本。修改过程客观的“记录在案”，协作者间权责分明，出现问题有据可查。

    重大项目推进过程中所产生的大量文档，可按类别实时保存至开普云，方便相关人员实时查阅，更减轻了后续整理与归档的负担。轻按鼠标即可完成云端大文件的快速一对多分享，避免了FTP存在的问题，也解决了用邮件或QQ传递文件的问题。借助同步工具，数据可以快速同步至云端，用户也可根据需要，将云端数据同步至手机、PC、PAD等其他终端设备，即便人在旅途，也可轻松登陆开普云，查阅“资料库”。

    施工中，会产生大量文档及现场照片，现场照片需要他人采集后带回处理，往往不能及时提供整改意见。同时，重要资料分散在各个电脑中、甚至邮件中，电脑空间有限，且分散存储查找困难，未来归档工作量大。如遇到员工离职或电脑损坏，更容易导致重要文件丢失。借助开普云，可指派助手协助勘查现场，并通过开普云的在线文档编辑器，创建并记录现场数据及信息，形成勘查纪要，连同现场照片等，通过移动端软件实时传输至协作组目录。当协作目录中的内容发生变化后（有人上传文档、对文档评论、下载照片等），开普云自动更新通知。现场情况可实时了解，以便快速做出判断，提出整改意见，避免因方案调整耽误工期。

    辅助施工过程中，需要与用户(工程业主方)、施工单位、监理单位、材料供应商等、施工单位多方协作，相关文档及修改意见通过邮件转来转去，头绪多，连续性差，效率低下。利用开普云，项目管理者可按项目、按科目建立不同的协作目录，并发起协作邀请。协作组中的成员可能来自公司内部的不同部门，也可能是公司以外的合作伙伴，如供应商、监理公司等，这种跨越组织的无边界协作，让工程推进更加高效流畅。

    开普云的数据隔离功能可以有效地将内部数据保护起来，外部协作者即便登陆开普云，也只能看到与之协作的目录中的文档。对于邀请的协作者，例如工程推进阶段，邀请弱电供应商共同设计弱电方案，可将设计要求连同整体设计方案等分享给对方，只授予其查阅的权限，并可将查阅的日期设定为工程竣工日后自动失效。另一方面，数据隔离功能还可以使设计单位同时管理多个不同工程项目。

    根据国家规定，设计图形文件、往来电子文件、设计变更通知等项目文档，需要按要求进行不同年限的存档，以备后续查阅，尤其项目出现问题时，这些资料更是追查问题根源的线索和依据。开普云存储空间无上限，再多的文件都可安全存储。云端三重备份，不用担心数据损坏、丢失，有如在云端建了一所档案馆。

    在使用开普云后，筑维艺景的总经理齐凯说：“开普云确实提高了我们的协作效率，也让很多档案工作有迹可循。在筑维艺景，我们确实就像开普云的产品口号那样，享受团队创造力。”

责任编辑：王雅思

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